無駄な会議には出席しない【できることから始めよう】

こんにちは、tomoです。

この記事をしっていますか?

「週勤 4 日 & 週休 3 日」を柱とする自社実践プロジェクト「ワークライフチョイス チャレンジ 2019 夏」の 効果測定結果を公開

日本マイクロソフトが実験的に週勤4日&週休3日を実践したというものです。

ただ実践するだけではなく、働く時間が少なくなるので効率化できるものはどんどん効率化しています。


引用元:Microsoft

このプロジェクトを実践した結果、以下のように成果が出ています。

 [削減]

2019 年 8 月の就業日数:-25.4%(2018 年 8 月との比較)
2019 年 8 月の印刷枚数:-58.7%(2016 年 8 月との比較)
2019 年 8 月の電力消費量:-23.1%(2016 年 8 月との比較)

[向上]

2019 年 8 月の ”30分会議” 実施比率:+46%(2018 年 8 月との比較)
2019年8月の ”リモート会議” 実施比率:+21%(2019 年 4 月 ~ 6 月との比較)
2019 年 8 月の一日あたりネットワーク数(人財交流):+10%(2018 年 8 月との比較)

[満足] 社員へのアンケート結果より

ワークライフチョイス チャレンジ 2019 夏の施策全体に対する評価 
 評価する:94.0%、どちらでもない/評価しない:6.0%
週勤 4 日週休 3 日制度に対する評価 
 評価する: 92.1%、どちらでもない/評価しない:7.9%
”for Work” カテゴリ 意識/行動への変化/影響 
 変化や影響があった:96.5%、変化や影響が無かった:3.5%
”for Life” カテゴリ 意識/行動への変化/影響 
 変化や影響があった:97.1%、変化や影響が無かった:2.9%
”for Society” カテゴリ 意識/行動への変化/影響 
 変化や影響があった:83.5%、変化や影響が無かった:16.5%

引用元:Microsoft

これらの結果が出たということは、ただ週勤4日&週休3日にしただけではなくて、効率化をするということを従業員が実践できていたからだと思います。

僕たちも日本マイクロソフトにならって効率化を進めていくべきです。

でも、いきなり週勤4日&週休3日なんてことは個人レベルでは難しいです。

個人レベルでもできるすぐ効率化できる仕事術について紹介します。

個人でもできる仕事の効率化。不要な会議には出席しない

結論から言うと、不要な会議には出席しないが個人でできる仕事の効率化です。

記事にもあるように、会議は30分まで・人数は5人まで・できるだけチャットツールで終わらせるという方針で日本マイクロソフトはプロジェクトを実践しています。

極力会議はせず、少ない人数、少ない時間で会議を行う。

これを個人で実践していきましょう。

tomoが実践した方法

実際に僕がどのように実践したのかを見ていきます。

僕は不要だと思った会議は、このように対応しています。

STEP.1
会議が不要かどうか判断する
必要と思った場合は出席しましょう。
STEP.2
その会議で何を決めたいことを考える
会議というものは決めたいことがあるはずです。その決めたいことについて自分なりの結論を考えましょう
STEP.3
考えた結論を伝える
自分の考えた内容を会議の中心人物に伝えておきましょう。このときに自分は出席しないということも伝えておきましょう。
STEP.4
会議の結果を教えてもらう
最後に会議の結果を伝えてもらいましょう。伝える方法はメールやチャットツールなどがいいです。会議をするなら議事録等を残すと思うので負担は少ないと思います。

このようなSTEPで不要だと思った会議には参加しないようにしています。

「会議の結果が自分の納得いかないものだとどうするのか」という質問が出てくるかもしれませんが、その思いが生まれた時点でその会議は必要な会議だったということになります。

自分に必要な会議かどうか = 自分に必要な仕事かどうかを見極める力を身に着け、仕事の効率化をどんどん図ってきましょう。

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